Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Những thay đổi hộ kinh doanh cần biết về hoá đơn điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã được ban hành như một bước tiến quan trọng nhằm hoàn thiện khung pháp lý về hóa đơn và chứng từ điện tử tại Việt Nam. Đối với các hộ kinh doanh, những thay đổi trong văn bản này không chỉ là yêu cầu bắt buộc về tính tuân thủ mà còn là cơ hội để hiện đại hóa quy trình quản lý tài chính. Bài viết sau đây, Giải pháp quản lý bán hàng EasyPOS sẽ phân tích chi tiết những điểm mới nhất mà các chủ hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu tâm để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thông suốt và đúng quy định.

1. Tổng quan về Nghị định 254/2026/NĐ-CP 

Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Văn bản quy định cách lập, sử dụng, quản lý, truyền nhận và lưu trữ dữ liệu hóa đơn, chứng từ.

Các quy định này giúp hộ kinh doanh xác định đúng trách nhiệm khi xuất và sử dụng hóa đơn điện tử.

⇒ Toàn văn: Nghị định 254/2026/NĐ-CP

1.1. Phạm vi điều chỉnh

Nghị định này tập trung quy định chi tiết về:

• Các loại hóa đơn điện tử, đối tượng sử dụng, nội dung và thời điểm lập;
• Các loại chứng từ điện tử và phương thức truyền dữ liệu;
• Quản lý, tra cứu và chia sẻ dữ liệu hóa đơn, chứng từ;
• Xử lý sự cố kỹ thuật, bảo mật và lưu trữ dữ liệu;
• Quyền và trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân liên quan.

1.2. Đối tượng áp dụng

Nghị định áp dụng đối với phạm vi rộng lớn các tổ chức và cá nhân, cụ thể gồm:

• Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ và cá nhân kinh doanh;
• Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Nhà cung cấp nước ngoài kinh doanh trên nền tảng số tại Việt Nam;
• Người mua hàng hóa, dịch vụ;
• Cơ quan thuế, đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và các cơ quan có liên quan.

2. Đối tượng và trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Đối tượng áp dụng: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và tổ hợp tác khi thực hiện bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều thuộc đối tượng điều chỉnh và áp dụng các quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này.

2.1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khi thuộc một trong các trường hợp sau:

• Về quy mô doanh thu: Có doanh thu năm trước liền kề từ 01 tỷ đồng trở lên.
• Về rủi ro về thuế: Thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế theo các tiêu chí xác định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
• Về loại hình giao dịch: Thực hiện bán các loại tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.
• Lưu ý: Các đối tượng này có thể lựa chọn sử dụng HĐĐT có mã thông thường hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

2.2. Bắt buộc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng phải sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Các lĩnh vực bao gồm:

• Hoạt động tại các trung tâm thương mại, siêu thị.
• Bán lẻ hàng hóa (trừ các mặt hàng đặc thù như ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác).
• Dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn.
• Dịch vụ vận tải hành khách và các dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ.
• Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí và hoạt động chiếu phim.
• Các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
• Đặc quyền: Hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền thì không bắt buộc phải đăng ký sử dụng thêm loại HĐĐT có mã thông thường.

2.3. Cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh

Cơ quan thuế sẽ thực hiện cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh cho Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trong các trường hợp đặc biệt để đảm bảo tính liên tục của giao dịch:

• Thanh lý tài sản: Hộ kinh doanh đã ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, phát sinh việc thanh lý tài sản hoặc hàng hóa cần hóa đơn để giao cho người mua.
• Thực hiện hợp đồng cũ: Hộ kinh doanh đang tạm ngừng hoạt động nhưng cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký kết trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng.
• Bị cưỡng chế hóa đơn: Hộ kinh doanh đang bị cơ quan thuế áp dụng biện pháp cưỡng chế bằng hình thức ngừng sử dụng hóa đơn.
• Giai đoạn giải trình: Hộ kinh doanh đang trong thời gian thực hiện giải trình hoặc bổ sung tài liệu, số liệu theo quy định của Bộ Tài chính.

Trường hợp tự nguyện: Những Hộ kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nêu trên, nếu có nhu cầu, vẫn được khuyến khích đăng ký và sử dụng HĐĐT có mã hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền để thuận tiện cho việc quản lý và giao dịch.

3. Các loại hóa đơn hộ kinh doanh thường dùng

Tùy thuộc vào phương pháp kê khai thuế và đặc thù ngành nghề kinh doanh, hộ kinh doanh (HKD) sẽ sử dụng các loại hóa đơn điện tử (HĐĐT) sau đây:

3.1. Hóa đơn bán hàng

Đây là loại hóa đơn thường dùng đối với hộ kinh doanh tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

Hóa đơn bán hàng được sử dụng khi:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước;
• Kinh doanh vận tải quốc tế;
• Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ;
• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào khu phi thuế quan.

Hộ kinh doanh hoạt động trong khu phi thuế quan phải ghi trên hóa đơn dòng chữ: “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan

3.2. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đây không phải là một loại hóa đơn riêng mà là hình thức lập hóa đơn điện tử trực tiếp từ phần mềm bán hàng hoặc máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Hình thức này phù hợp với hộ kinh doanh bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng như:

• Cửa hàng bán lẻ, siêu thị;
• Nhà hàng, quán ăn, khách sạn;
• Vận tải hành khách;
• Dịch vụ vui chơi, giải trí, chiếu phim;
• Một số dịch vụ phục vụ cá nhân khác.

Hóa đơn từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số. Người mua có thể tra cứu hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế và sử dụng làm chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

3.3 Hóa đơn thương mại điện tử

Hộ kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ có thể sử dụng hóa đơn thương mại điện tử khi đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

Nếu chưa đáp ứng điều kiện này, hộ kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử theo quy định.

3.4. Một số hóa đơn, chứng từ khác

Tùy lĩnh vực kinh doanh, hộ kinh doanh có thể sử dụng thêm:

• Tem, vé, thẻ điện tử: Thường dùng trong vận tải, vui chơi, giải trí hoặc các dịch vụ bán vé;
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Dùng khi vận chuyển, điều chuyển hàng hóa nội bộ;
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Dùng khi chuyển hàng cho đại lý bán hộ.

4. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn của hộ kinh doanh

Nội dung trên hóa đơn phải phù hợp với từng loại hóa đơn. Hóa đơn điện tử thông thường và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền sẽ có yêu cầu khác nhau.

4.1. Thông tin người bán

Hóa đơn cần ghi đúng:

• Tên hộ kinh doanh;
• Địa chỉ;
• Mã số thuế.

Các thông tin này phải trùng khớp với giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế.

Nếu hộ kinh doanh có nhiều cửa hàng cùng sử dụng một mã số thuế, hóa đơn phải ghi rõ tên, mã và địa chỉ của địa điểm kinh doanh phát sinh giao dịch.

4.2. Thông tin người mua

Nếu người mua là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có mã số thuế, hóa đơn cần ghi đúng tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua.

Nếu người mua là người tiêu dùng:

• Có cung cấp thông tin: ghi tên, địa chỉ và số định danh cá nhân;
• Không cung cấp thông tin: trên hóa đơn ghi “Bán cho người tiêu dùng”, trừ một số trường hợp đặc thù không bắt buộc ghi thông tin người mua.

Riêng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, thông tin người mua chỉ cần ghi khi người mua yêu cầu.

4.3. Thông tin hàng hóa, dịch vụ

Hóa đơn cần thể hiện các nội dung chính sau:

• Tên hàng hóa, dịch vụ;
• Đơn vị tính, nếu có;
• Số lượng;
• Đơn giá;
• Thành tiền hoặc giá thanh toán.

Tên hàng hóa, dịch vụ được ghi bằng tiếng Việt. Khi cần bổ sung tiếng nước ngoài, nội dung đó được đặt trong ngoặc đơn hoặc ghi bên dưới với cỡ chữ nhỏ hơn.

Đối với dịch vụ, hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính. Các thông tin về thuế suất, tiền thuế GTGT chỉ thể hiện khi loại hóa đơn và phương pháp tính thuế có yêu cầu.

4.4. Các thông tin khác trên hóa đơn

Tùy loại hóa đơn, cần có thêm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu, ký hiệu và số hóa đơn;
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Thời điểm ký số;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã;
• Chữ ký số của người bán;
• Chiết khấu, khuyến mại, phí hoặc lệ phí nếu phát sinh.

Hóa đơn điện tử thông thường không bắt buộc có chữ ký số của người mua, trừ khi hai bên có thỏa thuận. Một số loại hóa đơn đặc thù cũng không bắt buộc có chữ ký số của người bán.

4.5. Riêng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có nội dung đơn giản hơn, gồm:

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán;
• Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu;
• Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá và giá thanh toán;
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Mã của cơ quan thuế hoặc mã QR, đường dẫn để tra cứu hóa đơn.

Loại hóa đơn này không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán.

4.6. Nội dung có thể bổ sung

Hộ kinh doanh có thể thêm các thông tin sau để thuận tiện quản lý:

• Nhóm ngành nghề tương ứng với hàng hóa, dịch vụ;
• Logo hoặc biểu trưng của hộ kinh doanh;
• Số hợp đồng mua bán;
• Lệnh vận chuyển;
• Mã khách hàng;
• Các thông tin khác phù hợp với giao dịch.

Trong đó, thông tin nhóm ngành nghề trên hóa đơn bán hàng của hộ kinh doanh là nội dung được khuyến khích, không phải tiêu thức bắt buộc.

5. Ưu đãi miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử

Nhằm hỗ trợ các hộ kinh doanh (HKD) trong quá trình chuyển đổi số và giảm bớt gánh nặng tài chính, Nghị định quy định các trường hợp được hưởng ưu đãi miễn phí dịch vụ như sau:

• HKD tại địa bàn khó khăn: Các hộ kinh doanh hoạt động tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn sẽ được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng.
• HKD quy mô nhỏ: Theo quy định tại Điều 11 và Điều 28, hộ kinh doanh sử dụng dưới 10 lao động cũng thuộc đối tượng được xem xét miễn phí dịch vụ hóa đơn và chứng từ điện tử thông qua hệ thống của cơ quan thuế hoặc các tổ chức được ủy thác,.
• Lưu ý: Việc miễn phí dịch vụ này thường được thực hiện thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy thác chi trả phí dịch vụ từ nguồn ngân sách nhà nước,.

6. Trách nhiệm của hộ kinh doanh

Khi tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần thực hiện nghiêm túc các nghĩa vụ sau để đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh:

• Đăng ký sử dụng: HKD phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) theo quy định của Bộ Tài chính trước khi chính thức sử dụng cho các giao dịch bán hàng,.
• Lập hóa đơn đầy đủ và kịp thời: HKD có nghĩa vụ lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Điều này bao gồm cả các trường hợp dùng hàng hóa, dịch vụ để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, biếu, tặng hoặc trả thay lương cho người lao động.
• Bảo mật tài khoản: Chủ hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm quản lý tên đăng nhập và mật khẩu của các tài khoản truy cập hệ thống do cơ quan thuế cấp.
• Lưu trữ dữ liệu: HKD phải lưu trữ hóa đơn điện tử đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn và không bị thay đổi trong suốt thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán,. Hóa đơn phải sẵn sàng để in ra giấy khi có yêu cầu kiểm tra, tra cứu.
• Minh bạch thông tin tra cứu: HKD có nghĩa vụ công khai cách thức tra cứu và đảm bảo người mua nhận được file dữ liệu gốc của hóa đơn điện tử để phục vụ việc kiểm tra và đối chiếu.

7. Hiệu lực thi hành và quy định chuyển tiếp

Các mốc thời gian sau đây là cực kỳ quan trọng mà mọi hộ kinh doanh cần ghi nhớ để tránh vi phạm:

• Ngày hiệu lực: Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2026.
• Xử lý chuyển tiếp biên lai giấy: Đối với các loại biên lai giấy (tự in, đặt in) theo quy định cũ mà HKD chưa sử dụng hết, chỉ được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2026.
• Thời hạn tiêu hủy biên lai cũ: Chậm nhất từ ngày 01/01/2027, toàn bộ biên lai giấy cũ phải thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục quy định của Bộ Tài chính và HKD bắt buộc phải chuyển sang sử dụng biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu mới.
• Hóa đơn giấy dự trữ quốc gia: Trường hợp HKD có sử dụng hóa đơn giấy để bán hàng dự trữ quốc gia thì tiếp tục sử dụng theo thông báo của Bộ Tài chính trước khi chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử.

8. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần làm gì để không mắc rủi ro pháp lý

Để tránh bị xử phạt hành chính hoặc nghiêm trọng hơn là truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh (HKD) và cá nhân kinh doanh cần thực hiện nghiêm túc các nhóm giải pháp sau:

Tuyệt đối không sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

• HKD cần tránh xa các hành vi bị nghiêm cấm như sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng hoặc đã hết giá trị sử dụng
• Đặc biệt, không được lập hóa đơn khống (ghi nội dung không có thực) hoặc lập hóa đơn phản ánh sai giá trị giao dịch thực tế để trốn thuế. Việc sử dụng hóa đơn để “quay vòng” khi vận chuyển hàng hóa lưu thông trên thị trường cũng bị coi là sử dụng không hợp pháp hóa đơn.

Đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của thông tin

• HKD phải lập hóa đơn cho mọi giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, biếu tặng hoặc trả thay lương cho người lao động. 
• Nội dung hóa đơn phải phản ánh đúng thực tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đầy đủ các tiêu thức bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của cả người bán và người mua. 
• Lưu ý, HKD có nhiều cửa hàng phải ghi rõ tên và địa chỉ của từng địa điểm kinh doanh cụ thể phát sinh giao dịch trên hóa đơn.

Quản lý hệ thống dữ liệu an toàn

• HKD có trách nhiệm bảo mật tên đăng nhập và mật khẩu của các tài khoản do cơ quan thuế cấp
• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu, đảm bảo tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu trong suốt thời gian lưu trữ theo pháp luật kế toán
• HKD có nghĩa vụ công khai cách thức tra cứu và cung cấp file dữ liệu gốc cho khách hàng.

Lưu ý lộ trình chuyển đổi

• HKD cần chủ động tiêu hủy các loại biên lai giấy cũ và chuyển hoàn toàn sang biên lai điện tử chậm nhất từ ngày 01/01/2027 để tránh rủi ro sử dụng chứng từ đã hết hiệu lực thi hành. 
• Việc tuân thủ nghiêm túc các quy định này giúp HKD vận hành an toàn và chuyên nghiệp hơn trong nền kinh tế số.

9. EasyPOS hỗ trợ hộ kinh doanh tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử

Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế toàn bộ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định chi tiết về các loại hóa đơn điện tử, đối tượng sử dụng và thời điểm lập hóa đơn. Đây là hành lang pháp lý mà mọi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải nắm rõ để tránh sai sót khi xuất hóa đơn. EasyPOS được cập nhật đồng bộ với quy định mới, giúp hộ kinh doanh chuyển đổi nhanh chóng và an toàn.

• Phân loại đúng loại hóa đơn: hỗ trợ xuất hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, đúng theo nhóm đối tượng áp dụng.
• Lập hóa đơn đúng thời điểm quy định: tự động ghi nhận thời điểm phát sinh giao dịch để xuất hóa đơn kịp thời, tránh vi phạm về thời điểm lập hóa đơn.
• Cập nhật đầy đủ nội dung hóa đơn: đảm bảo thông tin người mua, người bán được ghi nhận chính xác, tránh rủi ro hóa đơn không có giá trị hạch toán chi phí hay quyết toán thuế.
• Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế: dữ liệu hóa đơn được truyền tự động, minh bạch, giảm thao tác thủ công cho hộ kinh doanh.

Với những thay đổi lớn và hiệu lực gần như tức thời của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh nên rà soát ngay quy trình xuất hóa đơn hiện tại. EasyPOS là giải pháp giúp việc chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, đảm bảo tuân thủ đúng quy định mà không làm gián đoạn hoạt động bán hàng.

Việc chủ động cập nhật hệ thống xuất hóa đơn theo đúng Nghị định 254/2026/NĐ-CP không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro bị xử phạt mà còn tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh minh bạch, lâu dài. EasyPOS luôn sẵn sàng đồng hành, giúp hộ kinh doanh chuyển đổi nhanh chóng, chính xác và an tâm tuân thủ mọi quy định pháp luật mới nhất.