Hướng dẫn cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử (CHI TIẾT)

Xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử là nội dung mà bất kỳ người bán hàng online nào cũng cần quan tâm trong năm 2026. Từ việc xác định đối tượng phải xuất hóa đơn đến thời điểm lập hóa đơn và các quy định liên quan đến doanh thu bán hàng trên sàn đều có những yêu cầu cụ thể. Hãy cùng Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS tìm hiểu chi tiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

1. Bán hàng trên sàn thương mại điện tử có bắt buộc xuất hóa đơn không?

Có. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT vẫn phải lập hóa đơn theo quy định. 

Hóa đơn cần được xuất đúng thời điểm phát sinh giao dịch và cung cấp cho người mua.

Tuy nhiên, Bộ Tài chính đang lấy ý kiến đối với dự thảo nghị định mới về hóa đơn điện tử. Theo đề xuất, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bán hàng trên sàn TMĐT có chức năng thanh toán sẽ không phải tự xuất hóa đơn cho từng đơn hàng. Thay vào đó, sàn thương mại điện tử sẽ lập và gửi hóa đơn điện tử cho người mua khi có yêu cầu.

Hiện đây mới là đề xuất và chưa có hiệu lực. Vì vậy, người bán trên Shopee, TikTok Shop, Lazada và các sàn TMĐT khác vẫn phải thực hiện xuất hóa đơn theo quy định hiện hành.

NÊN XEM: #1 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Đa Kênh – Tối Ưu Hiệu Suất, X3 Doanh Thu

2. Quy định mới nhất về nghĩa vụ thuế và xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử

Trước đây, việc quản lý thuế đối với hoạt động bán hàng online chủ yếu dựa vào trách nhiệm tự kê khai của người kinh doanh. Tuy nhiên, từ năm 2026, cơ chế quản lý đã được siết chặt hơn khi các sàn thương mại điện tử được giao thêm trách nhiệm trong việc khấu trừ và nộp thuế, góp phần nâng cao tính minh bạch và đảm bảo sự công bằng giữa các cá nhân, hộ kinh doanh.

2.1. Sàn thương mại điện tử thực hiện khấu trừ và nộp thuế thay người bán

Một trong những điểm mới đáng chú ý theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP là các đơn vị vận hành sàn thương mại điện tử, bao gồm cả sàn trong nước và nước ngoài, phải thực hiện nghĩa vụ khấu trừ và nộp thuế thay cho người bán trên nền tảng.

Cụ thể:

• Khấu trừ thuế ngay khi giao dịch phát sinh: Khi đơn hàng được thanh toán thành công, sàn sẽ tự động trừ khoản thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) tương ứng trước khi chuyển tiền cho người bán.
• Kê khai và nộp thuế thay: Số thuế đã khấu trừ sẽ được sàn tổng hợp, kê khai và nộp trực tiếp cho cơ quan thuế theo quy định.

Do đó, số tiền người bán thực nhận sẽ là doanh thu còn lại sau khi đã trừ các khoản phí dịch vụ của sàn và nghĩa vụ thuế phải nộp.

2.2. Mức thuế bị khấu trừ khi bán hàng trên sàn TMĐT là bao nhiêu?

Khoản thuế phải nộp được xác định theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu của từng giao dịch phát sinh. Tỷ lệ khấu trừ được quy định tại Điều 5 Nghị định 117/2025/NĐ-CP và được áp dụng tùy theo từng nhóm ngành nghề kinh doanh.

Lưu ý: Người bán cần xác định đúng lĩnh vực kinh doanh thực tế của mình để áp dụng chính xác mức thuế khấu trừ theo quy định.

3. Thời điểm xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), người bán phải lập hóa đơn tại thời điểm hàng hóa được giao cho khách hàng, tức là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa đã được chuyển giao.

Việc xuất hóa đơn không phụ thuộc vào việc người bán đã nhận được tiền hay chưa. Vì vậy, đối với các đơn hàng trên sàn thương mại điện tử, hóa đơn cần được lập khi đơn hàng được giao thành công cho người mua.

4. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử

Bước 1: Xác định thời điểm phải xuất hóa đơn

Đối với hoạt động bán hàng trên sàn thương mại điện tử, người bán cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn theo quy định hiện hành. Thông thường, hóa đơn điện tử sẽ được xuất khi đơn hàng đã hoàn tất việc giao cho khách và giao dịch được xác nhận thành công trên sàn.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin để lập hóa đơn

Trước khi xuất hóa đơn, người bán cần kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau:

• Tên hàng hóa, dịch vụ bán ra.
• Số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Thuế suất thuế GTGT (nếu thuộc đối tượng áp dụng).
• Thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế nếu khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn cho doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh).
• Thông tin đơn hàng trên sàn TMĐT.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn

Người bán đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng và thực hiện:

• Chọn loại hóa đơn phù hợp (hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng).
• Nhập thông tin người mua.
• Khai báo hàng hóa, số lượng, đơn giá và thuế suất.
• Kiểm tra lại toàn bộ nội dung hóa đơn.
• Ký số và phát hành hóa đơn điện tử.

Sau khi phát hành, dữ liệu hóa đơn sẽ được truyền đến cơ quan thuế theo quy định.

Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua

Sau khi hóa đơn được phát hành thành công, người bán gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email, tin nhắn hoặc các hình thức điện tử khác theo thỏa thuận.

Trường hợp khách hàng là cá nhân không yêu cầu nhận hóa đơn, người bán vẫn phải lập hóa đơn theo quy định và lưu trữ dữ liệu hóa đơn đầy đủ theo thời hạn pháp luật quy định.

Một số lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn trên sàn TMĐT

• Không xuất hóa đơn ngay khi khách đặt hàng hoặc khi bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển nếu quyền sở hữu hàng hóa chưa được chuyển cho người mua.
• Hóa đơn phải phản ánh đúng giá trị giao dịch thực tế sau các chương trình giảm giá, khuyến mại (nếu có).
• Cần lưu trữ dữ liệu đơn hàng, chứng từ thanh toán và hóa đơn điện tử để phục vụ công tác đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Trường hợp phát hiện hóa đơn có sai sót sau khi đã phát hành, người bán phải xử lý theo quy định về điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử hiện hành.

Hướng dẫn lập và phát hành hóa đơn trên sàn thương mại điện tử

5. Người bán trên Shopee, TikTok Shop, Lazada cần lưu ý gì?

Từ năm 2026, dữ liệu giữa sàn thương mại điện tử, đơn vị vận chuyển, tổ chức thanh toán và cơ quan thuế ngày càng được kết nối chặt chẽ. Vì vậy, ngoài việc thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và hóa đơn, người bán trên Shopee, TikTok Shop, Lazada cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề sau:

5.1. Cập nhật đầy đủ thông tin định danh và mã số thuế

Theo quy định hiện hành, người bán có trách nhiệm cung cấp chính xác mã số thuế hoặc số định danh cá nhân cùng các thông tin bắt buộc khác cho sàn thương mại điện tử. Trường hợp thông tin kê khai không đầy đủ hoặc không chính xác có thể ảnh hưởng đến việc khấu trừ, kê khai và đối soát dữ liệu với cơ quan thuế.

5.2. Theo dõi doanh thu thực nhận thay vì chỉ nhìn doanh thu bán hàng

Từ khi sàn thực hiện khấu trừ và nộp thuế thay, số tiền người bán nhận được có thể khác với giá trị đơn hàng hiển thị trên hệ thống. Do đó, cần thường xuyên đối chiếu giữa:

• Doanh thu đơn hàng.
• Phí dịch vụ, phí vận chuyển, phí quảng cáo.
• Khoản thuế đã được sàn khấu trừ.
• Số tiền thực tế được chuyển về tài khoản.

5.3. Lưu trữ dữ liệu giao dịch đầy đủ

Nhiều người bán chỉ lưu báo cáo doanh thu tổng hợp mà bỏ qua các chứng từ chi tiết. Trên thực tế, nên lưu giữ:

• Báo cáo đơn hàng từ sàn.
• Biên bản đối soát thanh toán.
• Chứng từ hoàn trả hàng.
• Chứng từ vận chuyển.
• Hóa đơn điện tử đã phát hành.

Những tài liệu này là căn cứ quan trọng khi cần đối chiếu doanh thu hoặc giải trình với cơ quan quản lý.

5.4. Kiểm soát chặt các đơn hoàn, đơn hủy và hoàn tiền

Doanh thu phát sinh trên sàn thường biến động do đơn hàng bị trả lại hoặc khách yêu cầu hoàn tiền. Người bán nên thường xuyên rà soát các giao dịch này để đảm bảo dữ liệu bán hàng, hóa đơn và doanh thu được ghi nhận chính xác, tránh chênh lệch số liệu giữa hệ thống nội bộ và dữ liệu của sàn.

5.5. Không sử dụng nhiều tài khoản bán hàng để phân tán doanh thu

Một số cá nhân mở nhiều gian hàng trên các sàn khác nhau hoặc nhiều tài khoản trên cùng một sàn để quản lý kinh doanh. Tuy nhiên, cơ quan quản lý hiện có thể đối chiếu dữ liệu dựa trên mã số thuế, số định danh cá nhân, tài khoản ngân hàng và nhiều thông tin liên quan khác. Vì vậy, người bán cần kê khai trung thực và quản lý tập trung doanh thu của mình để hạn chế các rủi ro về thuế trong tương lai.

5.6. Chủ động theo dõi các thay đổi từ sàn thương mại điện tử

Shopee, TikTok Shop và Lazada thường xuyên cập nhật chính sách về thanh toán, đối soát doanh thu, xuất dữ liệu bán hàng và hỗ trợ hóa đơn điện tử. Người bán nên theo dõi các thông báo từ sàn để kịp thời điều chỉnh quy trình kinh doanh, tránh bỏ sót các yêu cầu mới liên quan.

5.7. Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng ngay từ sớm

Khi số lượng đơn hàng tăng lên, việc quản lý thủ công bằng Excel dễ dẫn đến sai sót trong theo dõi doanh thu, công nợ, tồn kho và hóa đơn. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có khả năng đồng bộ dữ liệu từ nhiều sàn sẽ giúp người bán kiểm soát hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn, đồng thời tiết kiệm thời gian khi cần tổng hợp số liệu phục vụ kế toán và thuế.

6. EasyPOS – Giải pháp quản lý bán hàng và xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử hiệu quả

Trong bối cảnh hoạt động kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử ngày càng phát triển, việc quản lý đơn hàng, doanh thu và hóa đơn một cách chính xác là yếu tố quan trọng giúp vận hành hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật. 

EasyPOS là giải pháp quản lý bán hàng toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh tự động hóa quy trình bán hàng đa kênh, đồng thời kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

• Đồng bộ đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng như Shopee, TikTok Shop, Lazada, website và cửa hàng trực tiếp trên cùng một hệ thống quản lý.
• Quản lý tập trung doanh thu và công nợ, theo dõi tình hình kinh doanh theo thời gian thực một cách chính xác.
• Kết nối hóa đơn điện tử, hỗ trợ lập và phát hành hóa đơn nhanh chóng theo quy định hiện hành.
• Quản lý tồn kho tự động, cập nhật số lượng hàng hóa ngay khi phát sinh giao dịch, hạn chế tình trạng thiếu hoặc dư hàng.
• Theo dõi chi tiết hiệu quả kinh doanh, cung cấp các báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, sản phẩm bán chạy và hiệu suất bán hàng.
• Giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu, nhờ tự động đồng bộ dữ liệu đơn hàng và thông tin KH.
• Hỗ trợ quản lý từ xa trên nhiều thiết bị, dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với hộ kinh doanh, cửa hàng bán lẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các nhà bán hàng trên sàn thương mại điện tử.

Với khả năng quản lý bán hàng đa kênh, kiểm soát doanh thu hiệu quả và hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử thuận tiện, EasyPOS là giải pháp giúp tối ưu quy trình vận hành, tiết kiệm chi phí quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh trong thời đại số!

Tạm kết

Có thể thấy, việc xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố giúp người bán quản lý doanh thu và hoạt động kinh doanh một cách chuyên nghiệp. Hãy thường xuyên cập nhật các quy định mới để đảm bảo tuân thủ và phát triển bền vững.