Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh: Điều kiện, thủ tục đăng ký và cách xuất hóa đơn

Trước những thay đổi mới về chính sách thuế năm 2026, hóa đơn điện tử hộ kinh doanh là nội dung được nhiều người đặc biệt quan tâm. Không chỉ giúp minh bạch doanh thu, hóa đơn điện tử còn là căn cứ quan trọng trong việc kê khai và quản lý thuế theo quy định hiện hành. Vậy hộ kinh doanh nào bắt buộc phải áp dụng và cần lưu ý những gì? Hãy cùng Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS tìm hiểu ngay dưới đây. 

1. Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh là gì?

Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh là loại hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử khi hộ kinh doanh bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Hóa đơn này có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy và được sử dụng để ghi nhận doanh thu, phục vụ việc kê khai, quản lý thuế theo quy định hiện hành.

Trong bối cảnh cơ quan thuế đẩy mạnh chuyển đổi số, hóa đơn điện tử đang trở thành công cụ quan trọng giúp minh bạch doanh thu, hạn chế sai sót trong quá trình bán hàng và thuận tiện hơn khi quản lý hoạt động kinh doanh. 

2. Các loại hóa đơn điện tử hộ kinh doanh hiện nay

Dựa trên quy định mới nhất tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hiện nay hóa đơn điện tử có 3 loại, gồm:

2.1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Mã này được tạo từ hệ thống của cơ quan thuế nhằm xác thực tính hợp pháp của hóa đơn.

2.2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Đây là hóa đơn do doanh nghiệp hoặc tổ chức tự lập và gửi cho khách hàng mà không cần cơ quan thuế cấp mã xác thực trước. Loại hóa đơn điện tử này vẫn có giá trị pháp lý nếu được phát hành đúng quy định

2.3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Là hóa đơn được lập từ hệ thống máy tính tiền tại điểm bán hàng. Dữ liệu hóa đơn được truyền đến cơ quan thuế theo định dạng quy định. 

Người mua có thể nhận hóa đơn hoặc truy xuất thông tin hóa đơn điện tử từ dữ liệu được hệ thống ghi nhận.

XEM THÊM: Hộ kinh doanh có xuất được hóa đơn VAT không? [2026]

3. Quy định mới nhất 2026 về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng số hóa mạnh mẽ, quy định về hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh năm 2026 đã được cập nhật theo hướng rõ ràng hơn theo từng mức doanh thu. Căn cứ khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, nội dung cụ thể như sau:

3.1 Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên

Đây là nhóm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

• Phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Quy định này thực hiện theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Lưu ý:

• Hộ kinh doanh có nhiều điểm bán vẫn dùng chung một mã số thuế
• Trên hóa đơn phải thể hiện rõ địa chỉ từng địa điểm kinh doanh

3.2 Hộ kinh doanh có doanh thu từ trên 500 triệu đến dưới 1 tỷ đồng/năm

Với nhóm doanh thu trung bình, quy định mang tính linh hoạt hơn:

• Không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc máy tính tiền
• Có thể đăng ký sử dụng nếu có nhu cầu

Trường hợp phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn:

• Phải kê khai và nộp thuế trước
• Sau đó cơ quan thuế mới cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh

3.3 Hộ kinh doanh mới hoặc tăng doanh thu trong năm

Áp dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp:

• Hộ kinh doanh mới bắt đầu hoạt động
• Hoặc trong năm phát sinh doanh thu đạt từ 1 tỷ đồng trở lên

Thời hạn thực hiện: Đăng ký trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế đạt ngưỡng 1 tỷ đồng

4. Quyền và trách nhiệm của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh từ 05/03/2026

Song song với quy định về hóa đơn, quyền và nghĩa vụ của hộ kinh doanh cũng được quy định cụ thể nhằm tăng tính minh bạch trong quản lý thuế. Theo Điều 13 Nghị định 68/2026/NĐ-CP:

4.1 Quyền của hộ kinh doanh

• Được cơ quan thuế hướng dẫn, hỗ trợ về khai thuế, tính thuế và nộp thuế
  Được đảm bảo đầy đủ quyền của người nộp thuế theo quy định pháp luật

Trách nhiệm kê khai và quản lý tài chính

• Tự kê khai chính xác doanh thu và chịu trách nhiệm trước pháp luật
• Thông báo đầy đủ tài khoản ngân hàng, ví điện tử phục vụ hoạt động kinh doanh
• Thực hiện chế độ sổ kế toán theo quy định
• Cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ khi cơ quan thuế kiểm tra

Nghĩa vụ khi kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử

• Kê khai và nộp đầy đủ các loại thuế theo quy định
• Cung cấp thông tin định danh chính xác cho nền tảng bán hàng
• Phối hợp cung cấp dữ liệu phục vụ quản lý thuế theo yêu cầu pháp luật

5. Hộ kinh doanh có thể lưu trữ tài liệu kế toán bằng điện tử không?

Liên quan đến việc quản lý chứng từ và sổ sách, pháp luật hiện hành cũng cho phép hộ kinh doanh lựa chọn hình thức lưu trữ linh hoạt. Căn cứ khoản 1 Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC:

Hình thức lưu trữ tài liệu kế toán

Hộ kinh doanh có thể lựa chọn:

• Lưu trữ điện tử
• Hoặc lưu trữ bản giấy

Áp dụng cho:

• Hóa đơn
• Chứng từ kế toán
• Sổ kế toán

Thời hạn và nguyên tắc lưu trữ

• Thời hạn tối thiểu: 05 năm
• Hóa đơn được lưu trữ theo quy định riêng của pháp luật về thuế

Ngoài ra:

• Được phép bổ sung hoặc điều chỉnh mẫu sổ kế toán phù hợp thực tế kinh doanh
• Có thể đối chiếu dữ liệu giữa hệ thống thuế và sổ sách nội bộ khi sử dụng hóa đơn điện tử

5. Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

Theo quy định, hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc hoặc có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử cần thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan thuế trước khi phát hành hóa đơn. Quy trình đăng ký hiện được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử, giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị các thông tin cơ bản gồm:

• Mã số thuế hộ kinh doanh.
• Thông tin chủ hộ kinh doanh.
• Địa chỉ kinh doanh.
• Thiết bị phục vụ việc lập hóa đơn điện tử.
• Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo quy định hiện hành.

Đây là mẫu tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Bước 2: Nộp tờ khai đăng ký với cơ quan thuế

Sau khi hoàn tất hồ sơ, hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong hai hình thức đăng ký:

• Đăng ký thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Đăng ký trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Đối với một số trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ, hộ kinh doanh có thể đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế hoặc thông qua đơn vị được cơ quan thuế ủy thác.

Bước 3: Nhận thông báo chấp thuận

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ kiểm tra thông tin đăng ký và gửi thông báo chấp thuận hoặc yêu cầu điều chỉnh nếu hồ sơ chưa hợp lệ. Hộ kinh doanh chỉ được sử dụng hóa đơn điện tử sau khi nhận được thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế theo quy định.

Bước 4: Khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử

Khi được chấp thuận đăng ký, hộ kinh doanh tiến hành thiết lập hệ thống hóa đơn điện tử trên phần mềm đã lựa chọn. Tùy theo hình thức áp dụng, hộ kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Bước 5: Xuất hóa đơn cho khách hàng

Sau khi hoàn tất các bước đăng ký và khởi tạo, hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được gửi qua email, tin nhắn hoặc hình thức điện tử khác theo nhu cầu của người mua. 

Đồng thời, dữ liệu hóa đơn sẽ được lưu trữ và truyền đến cơ quan thuế theo đúng quy định hiện hành.

6. Cách xuất hóa đơn điện tử cho HKD đúng quy định

Để xuất hóa đơn điện tử đúng quy định, hộ kinh doanh cần đảm bảo đầy đủ thông tin trên hóa đơn, lập đúng thời điểm phát sinh giao dịch và thực hiện gửi, lưu trữ dữ liệu theo hướng dẫn của cơ quan thuế. 

6.1. Thông tin bắt buộc trên hóa đơn

Hóa đơn điện tử cần có các nội dung cơ bản như: 

• tên hóa đơn
• ký hiệu hóa đơn
• số hóa đơn
• thông tin người bán
• mã số thuế
• thông tin người mua (nếu có)
• tên hàng hóa hoặc dịch vụ
• số lượng
• đơn giá
• thành tiền
• tổng tiền thanh toán 

Đối với hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn còn phải thể hiện mã của cơ quan thuế theo quy định.

6.2. Thời điểm lập hóa đơn

Hộ kinh doanh phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Với mô hình sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hóa đơn thường được lập ngay tại thời điểm thanh toán để dữ liệu được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định hiện hành.

6.3. Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử và đảm bảo khả năng tra cứu khi cần thiết. Hộ kinh doanh nên lưu trữ hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử, hệ thống đám mây hoặc thiết bị lưu trữ an toàn để tránh mất dữ liệu và đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế. 

Theo quy định hiện hành, dữ liệu hóa đơn cần được bảo quản trong thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm.

7. EasyPOS – Giải pháp bán hàng và xuất hóa đơn điện tử toàn diện cho hộ kinh doanh

Trong bối cảnh nhiều hộ kinh doanh phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử và kê khai thuế theo quy đ ịnh mới năm 2026, việc lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp trở thành yếu tố quan trọng giúp vận hành hiệu quả và hạn chế sai sót. 

EasyPOS là phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử được thiết kế riêng cho hộ kinh doanh, hỗ trợ đồng bộ quy trình bán hàng, xuất hóa đơn và quản lý doanh thu trên cùng một hệ thống. 

• Tích hợp xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo đúng quy định hiện hành.
• Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, tự động truyền dữ liệu hóa đơn nhanh chóng và chính xác.
• Đồng bộ đơn hàng, doanh thu và hóa đơn trên cùng một nền tảng quản lý.
• Tự động tổng hợp doanh thu, hỗ trợ kê khai thuế và theo dõi nghĩa vụ thuế dễ dàng.
• Quản lý hàng hóa, tồn kho, công nợ và dòng tiền theo thời gian thực.
• Sử dụng linh hoạt trên điện thoại, máy tính, máy POS và máy tính bảng.
• Giao diện đơn giản, dễ thao tác, phù hợp cả với người không chuyên về kế toán hoặc công nghệ.

Nhờ khả năng tích hợp bán hàng, hóa đơn điện tử và quản lý thuế trên một hệ thống duy nhất, EasyPOS đang trở thành lựa chọn của nhiều hộ kinh doanh trong giai đoạn chuyển đổi sang mô hình quản lý doanh thu minh bạch theo các quy định mới.

8. FAQ – Câu hỏi thường gặp

8.1. Hóa đơn điện tử có cần ký số không?

Tùy từng loại hóa đơn điện tử:

• Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hộ kinh doanh phải thực hiện ký số của người bán trước khi gửi dữ liệu đến cơ quan thuế để được cấp mã theo quy định.
• Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì không bắt buộc phải có chữ ký số trên từng hóa đơn. Đây là điểm thuận lợi giúp hộ kinh doanh bán lẻ, quán ăn, cafe hoặc cửa hàng có nhiều giao dịch mỗi ngày xuất hóa đơn nhanh chóng hơn.

8.2. HKD không đăng ký sử dụng HĐĐT khi thuộc diện bắt buộc bị phạt bao nhiêu?

Hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nhưng không đăng ký hoặc không thực hiện đúng quy định có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Một số mức phạt phổ biến gồm:

• Phạt từ 2 – 4 triệu đồng đối với hành vi lập sai loại hóa đơn theo quy định hoặc không thực hiện đúng hình thức hóa đơn bắt buộc.
• Phạt từ 250 nghìn đồng – 35 triệu đồng nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.
• Phạt từ 2 – 4 triệu đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đầy đủ nội dung bắt buộc hoặc sai quy định về thông tin trên hóa đơn.
• Phạt từ 500 nghìn đồng – 40 triệu đồng nếu không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định.

Tạm kết

Nhìn chung, hóa đơn điện tử hộ kinh doanh không chỉ là yêu cầu theo quy định pháp luật mà còn là giải pháp giúp nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch hoạt động bán hàng. Hy vọng bài viết từ EasyPOS đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để áp dụng đúng và hiệu quả trong thực tế.